Habilitation de Sécurité Personnelle (HSP): Quand les carrières internationales rencontrent des obstacles nationaux

Layla El Khadraoui

Si vous travaillez dans une délégation de l’UE en tant que personnel expatrié, vous avez désormais besoin d’une Habilitation de Sécurité Personnelle (HSP) en cours de validité, exigence devenue formelle pour travailler dans les délégations. Dans la pratique, cette règle s’applique à toutes les catégories de personnel affectées à l’étranger, et les institutions la lient à leur responsabilité de protéger les personnes, les biens et les informations sensibles dans des environnements de sécurité souvent complexes.

Bien que l’exigence soit imposée au niveau de l’UE, l’autorisation elle-même est délivrée par l’État membre d’origine de l’agent, et les procédures nationales qui s’appliquent varient considérablement. Cela signifie que les membres du personnel accomplissant le même travail pour le même employeur peuvent être confrontés à des obstacles administratifs très différents en fonction de leur nationalité, de leur historique de résidence ou de leur parcours personnel.

Cette lettre d'information explique ce que l’HSP implique concrètement pour les collègues expatriés en délégation et pourquoi cette question est devenue si importante. Elle souligne également les principaux problèmes et les lacunes en matière de soutien qui subsistent.

1) Le cadre juridique : où en sommes-nous?

En novembre 2025, le SEAE a adopté une décision définissant les règles relatives au HSP. Toutefois, cette décision du SEAE ne s’applique pas au personnel de la Commission. La Commission prépare actuellement sa propre décision distincte, qui sera alignée sur l’approche du SEAE. Concrètement, cela signifie que le personnel a encore besoin de plus de clarté sur certaines questions élémentaires :

·      Quand la décision de la Commission sera-t-elle adoptée ?

·      Dans quelle mesure cela reflètera-t-il les règles du SEAE ?

·      Qu’est-ce qui va changer pour le personnel de la Commission déjà en poste dans les délégations ?

·      Abordera-t-elle les problèmes bien réels auxquels le personnel est déjà confronté dans le cadre des procédures nationales d’habilitation de sécurité?

Ce suivi est essentiel. Le nouveau cadre prévu pour la Commission doit apporter des garanties concrètes pour le personnel et éviter que les mêmes problèmes se reproduisent.

2) Refus administratifs par les États membres : le vrai problème

Dans de nombreux cas, les habilitations de sécurité personnelle sont refusées ou retardées non pas en raison d'une mauvaise conduite ou de préoccupations avérées en matière de sécurité, mais parce que les autorités nationales estiment ne pas disposer d'informations suffisantes pour vérifier les antécédents d'une personne ayant séjourné longtemps à l'étranger, possédant une double nationalité ou présentant un profil international complexe.

En d'autres termes, des collègues peuvent être considérés comme représentant un « risque » pour la simple raison qu'ils ont fait ce qu'exige le travail en délégation: vivre et travailler à l'étranger.

Ce que nous constatons:

·      le personnel des différentes catégories est concerné ;

·      certains États membres semblent incapables ou réticents à effectuer des contrôles pour les ressortissants qui ont vécu à l’étranger pendant de longues périodes ;

·      la Commission et le SEAE acceptent ces refus sans examen plus approfondi ni soutien adéquat du personnel.

Un collègue témoigne: « Ma demande de HSP a été rejetée au motif que les autorités affirmaient ne pas pouvoir vérifier certains aspects de ma vie à l’étranger. Toutefois, aucune infraction pénale, aucune fausse déclaration, aucun contact interdit ni aucun autre risque spécifique pour la sécurité n’a jamais été relevé, ce que mon État membre a lui-même reconnu. Je n’ai été ni convoqué à un entretien ni invité à fournir des précisions, et je n’ai pas eu la possibilité de produire des documents supplémentaires avant que le refus ne soit acté. »

Cette distinction est importante. Il existe une grande différence entre un refus fondé sur des préoccupations spécifiques et avérées en matière de sécurité et un refus fondé sur une incapacité administrative à vérifier les informations.

Il crée un système dans lequel les possibilités de carrière peuvent dépendre davantage de votre nationalité et de la capacité administrative de votre État membre que de votre parcours professionnel. Cela peut entraîner des inégalités structurelles plaçant certaines nationalités dans une situation clairement désavantageuse.

3) Les solutions provisoires proposées ne suffisent pas

Dans certains cas, l’État membre a recours à de brèves prolongations de l’HSP comme solution provisoire pour gérer les renouvellements ou les situations d’échéance imminente. Toutefois, ces mesures temporaires ne s’attaquent pas au problème de fond ni ne le résolvent.

L’approche actuelle laisse les collègues dans l’incertitude et la crainte, en particulier lorsque les institutions évoquent de manière vague des « mesures appropriées » sans en préciser la portée concrète.

En l’absence d’une communication adéquate, une prolongation temporaire ne rassure pas et elle s’apparente davantage à un compte à rebours.

4) Lacunes en matière de soutien: le personnel est en grande partie livré à lui-même

L’obligation d’habilitation est imposée par les institutions, mais le personnel est largement laissé seul pour faire face aux possibles problèmes qui y sont liés.

Qu’est-ce qui fait défaut ?

·      pas de cadre de soutien harmonisé entre les États membres de l’UE ;

·      absence d’orientations centralisées à l’intention du personnel concernant les procédures ou les obstacles potentiels ;

·      pas d’aide institutionnelle structurée avec les autorités nationales ;

·      pas de soutien clair pour les recours ou le suivi en cas de refus ;

·      pas de garanties adéquates pour le personnel dont les contrats ou les missions peuvent être affectés ;

·      absence de prise en charge des coûts importants liés au suivi des questions relatives aux HSP (y compris les recours, l’assistance juridique, etc.).

Pour les collègues des délégations, l’obligation d’HSP peut signifier :

·      de retourner dans leur État membre pour des auditions ou des démarches administratives ;

·      de prendre des congés pour effectuer ces démarches ;

·      d'assumer des frais juridiques ou de procédure ;

·      et de supporter la charge émotionnelle d’un éventuel non-renouvellement ou d’une éventuelle perte d’emploi.

Il ne s’agit pas seulement de bureaucratie : il s’agit d’emploi, de planification familiale, de bien-être et de santé mentale des collègues.

5) Pourquoi l’USHU est préoccupée ?

L’USHU s'inquiète du fait que l'approche actuelle en matière d’HSP semble créer un système à deux vitesses.

Certains collègues parviennent à obtenir leur habilitation relativement aisément. D'autres se heurtent à des obstacles majeurs en raison de facteurs qui échappent totalement à leur contrôle :

·      nationalité,

·      longue résidence à l’étranger,

·      double nationalité,

·      liens familiaux internationaux,

·      ou capacité administrative limitée d’un État membre.   

Cette situation est particulièrement pénible pour le personnel, et plus encore pour les agents les moins bien rémunérés, tels que les agents contractuels, qui ne peuvent parfois débuter leur mission en délégation qu’après avoir obtenu l’habilitation nationale — ce qui rend les retards et les refus d’autant plus préjudiciables.

6) Que faut-il faire maintenant ?

Du point de vue de l’USHU, les priorités sont claires.

Nous avons besoin :

·      d’une communication claire de la Commission à l'intention de son personnel concernant le cadre relatif aux procédures d’habilitation de sécurité ;

·      de la transparence quant aux refus, aux prolongations et autres procédures applicables ;

·      des conseils pratiques pour les membres du personnel confrontés à des problèmes de délivrance de l’habilitation et pour des procédures de recours ;

·      de soutien institutionnel auprès des États membres lorsque les procédures sont bloquées ou opaques ;

·      de mesures garantissant l'égalité de traitement, y compris le possible remboursement des frais liés aux procédures d’habilitation (tels que les frais de déplacement et les frais juridiques) ;

·      d’un soutien au titre de l'obligation de soutien, y compris une assistance juridique et un soutien en matière de santé mentale pour le personnel concerné.

Les représentants du personnel ont déjà exhorté l'administration à dialoguer directement avec les États membres, à fournir un soutien harmonisé, à envisager des solutions internes temporaires ou des dérogations, et à prévenir toute conséquence contractuelle inéquitable.

Parallèlement, des préoccupations ont également été soulevées quant à savoir si les institutions respectent leurs obligations en matière d'égalité de traitement, de proportionnalité, de transparence et d'obligation de soutien.

L’USHU est là pour vous aider

Nous savons que cette situation est stressante et, pour certains collègues, profondément déstabilisante. L’USHU continuera de plaider en faveur de règles plus claires, d’un traitement plus équitable et d’un véritable soutien au personnel concerné.

Si vous avez des questions, si vous avez reçu des informations concernant votre HSP ou si vous souhaitez partager votre expérience de manière confidentielle, n’hésitez pas à nous contacter. Plus nous recevrons de témoignages de la part de nos collègues, plus notre plaidoyer en faveur du changement sera solide.

Vous n'avez pas à affronter ces questions d’habilitation seul.